会社の動画のガイドライン（社内で動画を作る時の決まり）は、「目的と見る人」「見た目」「字幕と言葉」「音」「出さない物」「確認と公開」の6つの項目を、最初はA4の紙1枚に収まる量で書くところから始めます。今ある自社の動画を並べて、そろっていない所を決まりにし、その後は直しが出るたびに1行ずつ足していくと、使われる決まりになります。
この記事では、ガイドラインに書く項目、言葉の書き方や出さない物の決め方、そのまま使えるひな形、作った後の使い方を書きます。書いているのは、株式会社ヒルウラ代表の高取です。ヒルウラは、人の編集チームで累計30,000本以上の動画を納品してきた会社で、編集のルールと直しの記録をチームで共有し、担当が替わっても同じ基準で作れるようにしています。
動画のガイドラインは、なぜ要る？
社内で動画を作り始めると、作る人や回によって、字幕の色や社名の書き方、最後の画面がばらばらになりがちです。一覧で並んだ時に同じ会社の動画に見えず、出す前の確認でも、毎回同じ直しを言うことになります。
| 決まりが無い時 | 決まりがある時 |
|---|---|
| 作る人ごとに見た目が変わる | 誰が作っても同じ会社の動画に見える |
| 確認する人が、毎回同じ直しを言う | 「決まりのこの項目」と指させば伝わる |
| 担当が替わると、1から教え直す | 決まりを渡せば、前と同じ基準で作れる |
| 外に頼むたびに、好みを説明し直す | 指示書に決まりを添えれば済む |
ヒルウラでも、聞きやすい音声、読みやすい字幕、テンポ、情報の順番などを決まりにして、編集者に最初に渡しています。決まりが先にあると、直しを返す時に言われることがぶれにくくなります。
ガイドラインには、何を書く？
書く項目は、次の6つです。全部を細かく書く必要はありません。最初は、今までの動画で「ばらばらだった所」と「出した後に困った所」から書きます。まだ動画が無い会社の始め方は、下の「ガイドラインは、どう作る？」に書いています。
| 項目 | 書くこと | 書き方の例 |
|---|---|---|
| 1. 目的と見る人 | 会社の動画を何のために、誰に向けて出すか | 「お客様の困りごとに答える。見る人は導入を考えている会社の担当者」 |
| 2. 見た目 | ロゴの位置、使う色、最初と最後に入れる画面 | 「ロゴは右上。最後の画面に会社名と相談の入口」 |
| 3. 字幕と言葉 | 字幕の大きさ・色・1行の長さ、社名や商品名の書き方 | 「字幕は白字に黒の縁。長い文は区切って出す」 |
| 4. 音 | 声の大きさのそろえ方、BGMを入れるか | 「BGMは声より小さく。大事な話の所では小さくするか止める」 |
| 5. 出さない物 | 映してはいけない物、使ってはいけない物 | 「お客様の名前、社内の資料、了解を取っていない人の顔」 |
| 6. 確認と公開 | 出す前に誰が見るか、どこに出すか | 「中身は担当部署、最後は広報が見る。YouTubeとホームページに出す」 |
1の「目的と見る人」は、決まりの一番上に書きます。迷った時に「この動画を見る人にとって、どちらが分かりやすいか」で決められるからです。
言葉の書き方は、どこまで決める？
字幕の言葉は、表記がばらつきやすい所だけを決めます。全部の言葉を決めようとすると、決まりが長くなって読まれなくなります。
| 決める所 | 例 |
|---|---|
| 会社の名前 | 「株式会社〇〇」か「〇〇」か。英字かカタカナか |
| 商品・サービスの名前 | 正式な名前と、使ってはいけない古い名前 |
| 数字 | 「3つ」か「三つ」か。金額に税込・税別を付けるか |
| 社内の言葉 | お客様が知らない社内の呼び名は、字幕でどう言い換えるか |
| 言い切ってはいけない言葉 | 「必ず」「一番」など、確かめていないと言えない言葉 |
最後の「言い切ってはいけない言葉」は、動画の題名や説明文にも同じ決まりを使います。題名の決め方は、会社のYouTubeの題名の付け方に書いています。
出さない物は、どう決める？
出さない物は、出した後に取り消しにくい物から決めます。動画は一度出すと、見た人が保存したり、広めたりすることがあるからです。
- 人のこと：お客様の名前・顔、了解を取っていない社員や通行人の顔
- 社内の物：社内の資料、画面に映ったメールや数字、まだ出していない商品
- 他人の物：使ってよいか確かめていない音楽・画像・映像
音楽や画像は、使ってよいか確かめた物だけを使う、と決めておきます。素材のサイトの物を使う時は、そのサイトの利用規約で、会社の動画に使ってよいかを確かめます。判断に迷う物は、出す前に確認する人へ回す、と決まりに書いておくと止まりません。
そのまま使える、ガイドラインのひな形は？
最初の版は、次の表を写して、「自社で決めること」の列を自社の言葉で埋めれば作れます。右の列は、多くの会社で最初から入れておきやすい決まりの見本なので、合わない所は直してください。1枚に収まらない時は、項目を削るより例を短くすると、決めることの抜けが出にくくなります。
| 項目 | 自社で決めること | 最初の決まりの見本（合わなければ直す） |
|---|---|---|
| 版と日付 | 第何版か、いつ作ったか | 第1版 作った日： |
| 1. 目的と見る人 | 何のために出すか、見る人は誰か | 迷った時は「見る人にとって分かりやすい方」を選ぶ |
| 2. 見た目 | ロゴの位置、使う色、最初の画面、最後の画面 | 最後の画面は動画の目的に合わせる（相談の動画なら会社名と相談の入口） |
| 3. 字幕と言葉 | 字幕の大きさ・色、1行の長さ、会社と商品の名前の書き方 | 確かめていない時は「必ず」「一番」を使わない |
| 4. 音 | 声の大きさ、BGM | 声の大きさは動画の中でそろえる。BGMは声より小さく、大事な所では止める |
| 5. 出さない物 | 映さない人・物、使わない素材 | お客様の名前・顔、了解を取っていない人の顔、社内の資料、画面に映ったメールや数字、使ってよいか確かめていない音楽・画像・映像。迷った物は出す前に確認する人へ回す |
| 6. 確認と公開 | 中身を見る人、最後に決める人、出す場所 | 見る人が何人いても、最後に決める人は1人にする |
| 足した決まり | 直しから生まれた決まり | 日付と1行で足していく |
表の最後に「足した決まり」の欄を作っておくのが大事です。ここに直しから生まれた決まりを足していくと、自社の動画で実際に起きた直しが決まりに残っていきます。
ガイドラインは、どう作る？
ガイドラインは、会議で一から考えるより、今ある自社の動画から作る方が早く、使われる物になります。
| 順番 | やること |
|---|---|
| 1. 今ある動画を並べる | 自社で出した動画を3〜5本、続けて見る |
| 2. そろっていない所を書き出す | 字幕の色、社名の書き方、最後の画面など、動画ごとに違う所を書き出す |
| 3. 1枚にまとめる | 書き出した所ごとに、どちらにそろえるかを決め、ひな形に書く |
| 4. 直しから足す | 確認で同じ直しが2回出たら、決まりに1行足す（2回目で足すと決めておくと迷いません） |
3で決める人は、1人にしておきます。何人かで決めると、好みの違いで止まりやすいからです。まだ動画が無い会社は、1の代わりに、見る人が近い他の会社の動画を見て「自社でもそうしたい所」を書き出します。
ヒルウラでも、編集のルールと直しの記録をチームで共有し、同じ直しが続いた所は基準に足しています。担当が替わっても、決まりと直しの記録があれば、前と同じ基準で作り続けられます。社内の動画担当にガイドラインを渡して育てていく順番は、社内の動画担当を1人目から育てるにはに書いています。
作ったガイドラインは、どう使う？
作ったガイドラインは、作る時・確かめる時・外に頼む時の3つの場面で使います。
| 場面 | 使い方 |
|---|---|
| 作る時 | 作る人が、作り始める前に読む。迷った所は決まりで決める |
| 確かめる時 | 確認する人が、決まりの項目ごとに見る。直しは「決まりの何番」と伝える |
| 外に頼む時 | 1本ごとの指示書に、ガイドラインを添えて渡す |
確かめる時は、好みの話と決まりの話を分けます。決まりに書いてある所は直してもらい、書いていない所で気になった所は、次に決まりへ足すかを決める人が判断します。出す前の確認の流れは、会社の動画を出す前の確認の流れにまとめています。
外に編集を頼む時は、ガイドラインがあると、1本ごとの指示書に毎回同じ決まりを書き直す手間が減り、目的や長さなど、その動画だけのことに集中して書けます。指示書の書き方は、動画編集を外注する時の指示書の書き方に書いています。
よくある質問
ガイドラインは、何ページくらいあればいいですか？
最初は1枚で十分だと考えています（高取の感覚です）。長い決まりは、作る人が読まなくなります。足していって長くなったら、よく使う所だけを1枚目に残し、細かい所は後ろに回します。
誰が作ればいいですか？
動画の担当者が下書きを作り、動画を出す前に最後に決める人が認める形が進めやすいです。担当者だけで決めて上の人が知らないままだと、確認の時に上の人の好みで直しが出て、決まりが使われなくなります。
YouTubeとショートで、決まりを分けた方がいいですか？
1と5と6（目的、出さない物、確認と公開）は同じにして、2〜4（見た目、字幕、音）はショートだけの欄を作っておくと迷いません。縦の短い動画は、字幕の大きさや位置、BGMの使い方が変わることが多いからです。
ガイドラインを作る所から相談できますか？
ヒルウラに動画の編集や運用をご依頼いただく時は、最初に確認する方と見せ方をそろえ、冒頭3分を編集した時点で一度ご確認いただいています（3分に満たない動画は全編でご確認いただきます）。ご確認の時にそろえた見せ方は、そのまま自社のガイドラインの最初の版に写せます。社内で動画を作れるようにする支援は近日提供の予定で、案内は公式LINEで先行してお送りします。
相談するには
会社の動画を、見せ方をそろえて続けて作りたい時は、フォームから、動画の目的と出したい本数をお送りください。料金は料金表にまとめています。
社内で動画を作れるようにしたい会社に向けて、撮った動画から字幕や効果音まで入った初稿（最初の編集版）をAIで作る道具「AI動画編集くん」も作っています。正式リリースの案内は公式LINEで先行してお送りします。